Politique de confidentialité

01.Portée et lois applicables

La présente politique décrit la manière dont Novelletum recueille, utilise, communique, conserve et détruit les renseignements personnels obtenus par son site Web, ses formulaires, ses courriels et dans le cadre de ses services. Novelletum exerce ses activités à Montréal, au Québec.

Nos pratiques visent à respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (RLRQ, c. P-39.1), telle que modernisée par la Loi 25. La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) peut aussi s'appliquer, notamment aux activités commerciales interprovinciales ou internationales. Les messages électroniques commerciaux sont assujettis à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP).

02.Responsable de la protection des renseignements personnels

Yulia Parfenova, responsable de la protection des renseignements personnels
Novelletum
Montréal (Québec), Canada
info@novelletum.ca

La responsable veille à l'application de cette politique, répond aux demandes d'accès, de rectification, de portabilité, de retrait du consentement et de suppression, traite les plaintes et participe à l'évaluation des incidents de confidentialité.

03.Renseignements recueillis et moyens de collecte

Nous recueillons les renseignements directement auprès de vous lorsque vous remplissez un formulaire ou nous écrivez :

• Demande de cours : nom du parent, numéro de téléphone, prénom et âge de l'enfant; facultativement, courriel, moment de contact préféré et renseignements sur les besoins d'apprentissage de l'enfant.
• Nouvelles des publications : nom, courriel, publication qui vous intéresse et preuve de votre consentement à recevoir ces nouvelles.
• Demande de bourse : nom et courriel du parent, prénom et âge de l'enfant, histoire familiale, parcours d'apprentissage et motifs de la demande.
• Demande générale : nom, courriel et contenu du message.

Notre hébergeur et notre serveur Web peuvent aussi traiter automatiquement des renseignements techniques limités, notamment l'adresse IP, la date et l'heure de la requête, la page demandée, le type de navigateur, l'agent utilisateur et l'adresse de provenance. Le formulaire transforme temporairement l'adresse IP en identifiant haché afin de limiter le pourriel; ce compteur expire après environ une minute.

Nous ne recueillons pas sciemment de numéros d'assurance sociale, de renseignements bancaires, de pièces d'identité, de dossiers médicaux complets ni de données biométriques par ce site. Veuillez ne pas inscrire de renseignements qui ne sont pas nécessaires à votre demande.

04.Fins de la collecte

Selon le formulaire choisi, nous utilisons les renseignements pour :

• répondre à votre demande et communiquer avec vous;
• évaluer les besoins d'apprentissage, organiser une leçon d'évaluation et proposer des services adaptés;
• évaluer équitablement une candidature à une bourse et communiquer la décision;
• vous envoyer les nouvelles de publications que vous avez expressément demandé à recevoir;
• assurer la sécurité, prévenir les abus et diagnostiquer les erreurs techniques;
• respecter nos obligations légales, répondre à une ordonnance valide et établir, exercer ou défendre un droit.

Nous n'utilisons pas les renseignements à une nouvelle fin incompatible sans obtenir un nouveau consentement, sauf si la loi le permet ou l'exige.

05.Renseignements obligatoires, facultatifs et conséquences d'un refus

Les champs marqués d'un astérisque sont nécessaires pour traiter le type de demande choisi. Sans eux, le formulaire ne peut pas être transmis ou nous pourrions être incapables de répondre. Les autres champs sont facultatifs. Le refus de recevoir des nouvelles de publications n'a aucune incidence sur une demande de cours, de bourse ou d'information générale.

06.Consentement et communications électroniques

Avant l'envoi d'un formulaire, nous demandons un consentement distinct, manifeste et exprès au traitement des renseignements saisis. Vous pouvez retirer votre consentement à l'utilisation ou à la communication future de vos renseignements en écrivant à info@novelletum.ca. Le retrait n'annule pas les traitements déjà licitement effectués et peut nous empêcher de poursuivre le service demandé.

Pour les nouvelles de publications, un consentement additionnel est demandé. Chaque message électronique commercial doit identifier Novelletum et offrir un mécanisme de désabonnement simple et sans frais. Une demande de désabonnement sera exécutée sans délai et au plus tard dans les 10 jours ouvrables. Nous conservons la preuve du consentement pendant la période où nous nous en prévalons et un renseignement minimal de suppression aussi longtemps que nécessaire pour respecter votre choix.

07.Enfants et renseignements sensibles

Le site s'adresse aux parents et tuteurs, et non aux enfants qui rempliraient eux-mêmes les formulaires. Les renseignements concernant un enfant de moins de 14 ans doivent être fournis par son parent ou son tuteur, qui consent en son nom. Si nous apprenons qu'ils ont été fournis directement par un enfant sans consentement valide, nous les supprimerons, sauf si leur collecte est manifestement à son bénéfice et permise par la loi.

Une description des besoins d'apprentissage, d'un handicap ou d'une situation familiale peut constituer un renseignement sensible. Nous demandons un consentement exprès avant sa transmission, en limitons l'accès et appliquons des mesures de protection adaptées à sa sensibilité.

08.Communication et fournisseurs de services

L'accès est limité à Yulia Parfenova et, lorsque nécessaire, à des fournisseurs qui agissent pour Novelletum : hébergement Web et base de données, livraison et hébergement du courriel, maintenance et sécurité informatiques, sauvegarde, ainsi que conseillers professionnels. Ils ne peuvent traiter les renseignements que pour fournir leurs services, selon nos instructions et sous des obligations de confidentialité et de sécurité.

Nous pouvons aussi communiquer les renseignements lorsque la loi l'exige, pour répondre à une ordonnance valide, protéger une personne contre un préjudice sérieux ou établir, exercer ou défendre un droit. Nous ne vendons ni ne louons les renseignements personnels et ne les communiquons pas à des fins de publicité de tiers.

09.Traitement à l'extérieur du Québec

Certains fournisseurs d'hébergement, de courriel, de sécurité ou de sauvegarde peuvent traiter des renseignements ailleurs au Canada ou dans un autre pays. Les renseignements peuvent alors être assujettis aux lois de ce territoire et être accessibles à ses autorités selon la loi.

Avant de confier des renseignements à l'extérieur du Québec, Novelletum évalue notamment leur sensibilité, les fins du traitement, les mesures contractuelles et techniques offertes ainsi que le régime juridique applicable. Le transfert n'a lieu que si la protection est jugée adéquate et fait l'objet d'une entente écrite appropriée.

10.Témoins, mesure d'audience et technologies

Les pages publiques n'utilisent actuellement aucun témoin publicitaire ni outil de mesure d'audience. Lorsque le module linguistique du site est activé, un témoin fonctionnel peut mémoriser votre préférence de langue pendant une période maximale d'un an. WordPress peut utiliser des témoins de session et de sécurité pour les administrateurs ou utilisateurs authentifiés; ils ne servent pas à suivre les visiteurs ordinaires à des fins publicitaires.

Nous n'utilisons pas de technologie permettant de vous localiser ou de vous profiler, aucune donnée biométrique et aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Si ces pratiques changent, nous mettrons la politique et les choix de consentement à jour avant leur activation.

11.Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements seulement pendant la durée nécessaire aux fins annoncées, puis les détruisons de façon sécuritaire, sous réserve d'une obligation légale, d'un litige ou d'un délai raisonnable nécessaire pour établir nos droits :

• Demandes générales ou de cours sans relation subséquente : jusqu'à 12 mois après la dernière communication utile.
• Candidatures à une bourse non retenues : suppression à la fin du processus de sélection, normalement au plus tard 30 jours après la décision. Les renseignements de la famille retenue ne sont conservés ensuite que s'ils sont nécessaires à la relation d'enseignement.
• Dossiers liés aux services : pendant la relation, puis jusqu'à 3 ans après sa fin, sauf délai légal différent.
• Nouvelles des publications : jusqu'au retrait du consentement; la preuve du consentement et le renseignement de suppression sont conservés seulement aussi longtemps que nécessaire pour démontrer la conformité et respecter le désabonnement.
• Journaux techniques : normalement au plus 90 jours, sauf lorsqu'ils sont nécessaires à l'analyse d'un incident. Le compteur antipourriel du formulaire expire après environ une minute.
• Sauvegardes : supprimées au fil du cycle normal de rotation, généralement dans un délai maximal de 90 jours.

12.Mesures de sécurité et incidents

Nous appliquons des mesures raisonnables et proportionnelles à la sensibilité des renseignements, notamment la collecte minimale, le contrôle des accès, l'authentification des comptes administratifs, les mises à jour de sécurité, le chiffrement en transit lorsque le site est servi par HTTPS, la protection antipourriel, les sauvegardes et des obligations de confidentialité pour les fournisseurs.

La responsable participe, dès le début, à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet d'acquisition, de développement ou de refonte d'un système d'information ou d'une prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels. Les paramètres de confidentialité sont réglés au niveau le plus protecteur par défaut.

Aucun système n'est absolument sûr. En cas d'incident, nous prenons rapidement des mesures pour réduire le risque, prévenir sa répétition et documenter l'événement. Tous les incidents sont consignés dans un registre conservé au moins cinq ans. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées; lorsque la LPRPDE l'exige, nous avisons aussi le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

13.Vos droits

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander :

• la confirmation que nous détenons des renseignements à votre sujet, leur accès et une copie;
• la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• le retrait de votre consentement à une utilisation ou communication future;
• la suppression de renseignements qui ne sont plus nécessaires ou dont la conservation n'est pas autorisée;
• la communication des renseignements informatisés recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé, lorsque le droit à la portabilité s'applique;
• la cessation de diffusion ou la désindexation lorsque les conditions légales sont réunies.

14.Exercer un droit ou déposer une plainte

Écrivez à la responsable à info@novelletum.ca en indiquant votre nom, la nature de la demande et les renseignements permettant de retrouver votre dossier. Nous pouvons demander une preuve d'identité raisonnable; elle sera utilisée uniquement pour vérifier votre identité. Nous répondrons par écrit dans les 30 jours suivant la réception d'une demande suffisamment précise. Si nous refusons tout ou partie d'une demande, nous expliquerons les motifs et les recours disponibles.

Une plainte interne est consignée, examinée avec impartialité par la responsable et reçoit une réponse écrite. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec. Lorsque la LPRPDE s'applique, vous pouvez également communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

15.Liens externes et modifications

Le site peut contenir des liens vers des services externes. Leurs pratiques sont régies par leurs propres politiques, et Novelletum n'est pas responsable de leur contenu ou de leur traitement des renseignements.

Nous pouvons modifier cette politique pour refléter une évolution de nos pratiques ou de la loi. Toute modification importante sera signalée clairement sur le site et, lorsque requis, communiquée directement aux personnes concernées avant son entrée en vigueur. La date affichée en haut indique la version en vigueur.